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湖南工程学院科研项目经费管理办法

校办字〔2017〕23 号

作者: 时间:2018-07-16 点击数:

湖南工程学院科研项目资金管理办法

第一章 总 则

第一条为规范我校科研项目资金的使用和管理,提高资金使用效益,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)、《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》(湘办发〔2017〕9号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称纵向科研项目,是指各级政府部门立项的科研项目、科研平台项目、人才支持计划项目等。

第三条本办法所称横向科研项目,是指以合同形式订立和管理的非纵向科研项目。

第四条本办法所称校内科研项目,是指学校立项的人才科研项目、纵向科研项目配套项目、国家基金预研项目、校级青年项目等。

第五条以湖南工程学院名义取得的各类科研项目资金,不论其资金来源渠道,均为学校科研收入,纳入学校财务统一管理。每个项目必须单独建立账户,专款专用,任何部门和单位不得截留、挤占或挪用科研项目资金。

第六条纵向科研项目资金使用有明确规定和要求的,按其规定执行;横向科研项目资金使用按合同约定执行,合同中没有明确约定的按本办法执行;校内科研项目资金使用按本办法执行。

第二章 管理体制与职责

第七条学校实行“统一领导、分级管理、责任到人”的科研项目资金管理体制,建立健全科研和财务管理相结合的内部控制和监督约束机制。

第八条学校是科研项目资金管理的责任主体,对科研项目资金的管理承担法人责任。

第九条科技处负责科研项目资金的合同管理,并负责对科研项目资金形成的知识产权等无形资产进行管理;计划财务处负责科研项目资金的财务管理和会计核算,指导监督项目负责人依照项目预算、合同约定及相关法律法规使用资金;审计处负责对科研项目资金的管理和使用进行审计监督;资产管理处负责对科研项目资金采购的设备进行管理,指导项目负责人依规采购设备。各教学单位、校内各类研究机构(以下简称“项目所在单位”)对本单位科研项目资金的使用承担监管责任,负责指导项目负责人编制资金使用预算,督促和协助项目负责人及时办理结题与结账手续。

第十条项目负责人是科研项目资金使用的直接责任人,对资金使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。

项目负责人负责依法、据实编制项目预算,按照合同规定的用途、范围和开支标准使用资金,按照有关规定及时办理结题与结账手续,并接受上级和学校相关部门的监督和检查。

纵向科研项目和横向科研项目的负责人未尽到相应职责,致使在合同订立、变更及履行过程中给学校造成损失的,承担相应责任。

第十一条学校设置科研财务助理岗位,为科研人员在资金预算编制和调剂、资金支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。

第三章 项目资金开支范围与预算管理

第十二条对资金开支范围和预算编制有明确规定的纵向科研项目,按立项部门制定的管理办法执行。横向科研项目资金开支范围和预算编制按合同约定执行。其它科研项目资金开支范围和预算编制按本办法执行。

第十三条纵向科研项目资金分为直接费用和间接费用。横向科研项目资金和校内科研项目资金只有直接费用。

第十四条直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用,具体包括:

(一)设备费:是指在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。

(二)材料费:是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料的采购及运输、装卸、整理等费用。

(三)测试化验加工费:是指在项目研究过程中支付给外单位的检验、测试、化验及加工等费用。

(四)燃料动力费:是指在项目研究过程中可单独计量的相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的水、电、气燃料消耗等费用。

(五)差旅费/会议费/国际合作与交流费:差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、业务调研、科学考察、学术交流、考察调研等所发生的会议费、食宿费、交通费,以及项目研究人员出国(境)、国(境)外专家来中国大陆开展学术合作与交流的费用等。会议费是指在项目研究过程中组织开展学术研讨、咨询、结题鉴定、验收,以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。国际合作与交流费是指在项目研究过程中项目研究人员赴国(境)外或国(境)外专家来中国大陆开展合作与交流的交通费、食宿费及其它费用。

(六)出版/文献/信息传播/知识产权事务费:是指在项目研究过程中,按规定需要支付的出版费(版面费)、印刷费、邮寄费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请与维护及其他知识产权事务等费用。

(七)资料费:是指在研究过程中需要支付的图书(包括外文图书)购置费、资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费,文献检索费等。

(八)数据采集费:是指在项目研究过程中发生的调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。

(九)劳务费:是指在项目研究过程中支付给项目研究人员的劳务费,以及临时聘用人员的社会保险补助费用。

(十)专家咨询费:是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。

(十一)国家税费:是指横向科研项目按国家有关税收政策应缴的税费。

(十二)招待费:是指横向科研项目在前期联系、实施过程、结题验收中发生的招待费用。

(十三)其它费用:项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他支出,应当在申请预算时单独列示,单独核定。

差旅费/会议费/国际合作与交流费、专家咨询费、劳务费的开支应当按照国家、湖南省和学校相关规定执行。国家税费、招待费仅限在横向科研项目中支出。校内项目劳务费仅限发放给参与项目研究的在校学生。

第十五条间接费用是指学校在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为项目研究提供的现有仪器设备及房屋,实验室废弃物处置,水、电、气、暖消耗等有关管理费用,以及绩效支出等。其中,绩效支出是指学校为了提高科研工作的绩效安排的相关支出。间接费用由学校统一管理使用。

第十六条自2016年起,学校对新增的省级及以上纵向项目的立项和实施给予科研配套,配套的形式为绩效奖励,其中:国家级纵向项目按其到账经费以1:1进行配套,最高不超过25万;省部级纵向项目(不含湖南省教育厅青年项目与重点项目)按其到账经费以1:0.5进行配套,最高不超过15万。以上绩效奖励为税前值,其缴税按国家税法执行,由领取者承担。

第十七条科研项目资金预算实行项目组、项目所在单位、学校三级管理。

(一)项目负责人按照目标相关性、政策相符性和经济合理性原则,科学合理编制项目资金预算。收入预算应当按照从各种不同渠道获得的资金总额填列。支出预算应当根据项目需求,按照资金开支范围编列,并对直接费用支出的主要用途和测算理由等作出说明。对仪器设备鼓励共享、试制、租赁以及对现有仪器设备进行升级改造,原则上不得购置,确有必要购置的,应当对拟购置设备的必要性、现有同样设备的利用情况以及购置设备的开放共享方案等进行单独说明。合作研究经费应当对合作研究单位资质及拟外拨资金进行重点说明。

(二)项目所在单位分管科研的院领导签署审核意见。

(三)科技处和计划财务处审批。

第十八条差旅费/会议费/国际合作与交流费由项目负责人结合科研活动实际需要编制预算并按规定统筹安排使用,自科类纵向项目上述费用不超过直接费用10%的(社科类纵向项目为20%),不需要提供预算测算依据。

第十九条项目资金预算一经核准,应严格执行。对于纵向科研项目、校内科研项目,在项目总预算不变的情况下,直接费用中的材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费可根据项目实际情况进行合理调剂,项目实施中发生的差旅费/会议费/国际合作与交流费可以调剂使用,但不得突破三项支出预算总额。确需调整的,须由项目负责人提交预算调整申请表,由科技处和计划财务处审批。横向科研项目预算在征得委托方同意后可以根据项目实际情况进行调剂。

第四章 到账与支出管理

第二十条项目首批资金到达学校账户后,科技处通知项目负责人根据项目合同书编写资金使用预算表,经科技处和计划财务处审核后下达项目预算。

项目后续资金到达学校账户后,科技处通知项目负责人根据项目合同书编写新到资金使用预算表,经科技处和计划财务处审核后为资金到账项目追加预算。

第二十一条根据国家有关税收法律规定,学校在横向科研项目资金到账后为委托方开具增值税发票时,负责代扣代缴增值税、城市维护建设税、教育费附加等相关税费。各类科研项目支付给个人的劳务费和专家咨询费、科研津贴应依法交纳个人所得税。

第二十二条为支持研究人员开展科学研究,所有科研项目均不提取管理费。对于有间接费的纵向项目,间接费全部用于项目组的绩效支出。

第二十三条科研项目资金每笔支出须凭真实合法票据。在涉及社会调查、心理测试等过程中支付给调查、测试对象个人的数据采集费,直接面向个人或偏远地区获得的样本采集费和从个人手中获得的购买农副产品等特殊材料支付的材料费,确实无法取得发票或财政性票据的,可以在科研经费中据实报销。

第二十四条会议费、差旅费、小额材料费和测试化验加工费的支出实行银行转账、“公务卡”等非现金结算。设备费、大宗材料费、大额测试化验加工费、劳务费、专家咨询费、专家报告费的支出原则上应当通过银行转账方式结算。

第二十五条差旅费/会议费/国际合作与交流费的使用,可根据工作实际需要,不简单比照行政机关等级和住宿费标准,按照精简高效、厉行节约的原则,据实支出;因科研需要举办的业务性会议,会议次数、天数、人数以及会议费开支范围、标准等,按照实事求是、高效节约的原则,据实支出;因工作需要,邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议,对确需负担的城市间交通费、国际旅费,可在会议费等费用中支出。

第二十六条中央财政资金项目的劳务费支出按中央财政科研项目资金管理相关办法执行;湖南省财政资金项目的劳务费支出按湖南省财政科研项目资金管理相关办法执行;校内科研项目劳务费仅限发放给参与项目研究的在校学生;横向科研项目的劳务费支出按合同约定执行。

第二十七条使用纵向科研项目资金和校内科研项目资金购买设备原则上应严格按照学校设备采购管理办法执行,使用上述经费购买的设备需按学校规定办理资产登记手续。

第二十八条省级纵向科研项目立项前6个月内与项目有直接关系的费用可在项目经费中凭发票按程序据实报销。

第二十九条使用横向科研项目资金购买材料和设备时,如果合同约定所购材料和设备属于学校,采购程序原则上应严格按照学校设备采购管理办法执行,并按学校规定办理资产登记手续;如果合同约定所购材料和设备不属于学校,则不需要办理资产登记手续,按以下程序采购:

单次采购金额在人民币10万元(不含10万元)以下的采购程序如下:项目负责人在充分调研的基础上,自主选择供应商进行采购,可不需要以学校名义和供应商签订采购合同,资金支出可采用公务卡对公刷卡或银行对公转账。

单次采购金额在人民币10万元~100万元(不含100万元)的采购程序如下:项目负责人在充分调研的基础上,向资产管理处提出书面采购申请,原则上需要提供3家供应商的联系方式;资产管理处就技术参数、采购价格、服务质量等内容向项目负责人提供的供应商发出书面函询;项目负责人结合函询结果书面提供确定供应商的理由报资产管理处和采购与招标管理中心备案;资产管理处指导项目负责人与项目负责人选择的供应商签订采购合同;采购合同的签订程序为资产管理处审核、分管资产管理的校领导审批;资金支出采用银行对公转账。

单次采购金额在人民币100万元(含100万元)以上的材料和设备按照《湖南工程学院合同管理办法》执行。

第三十条纵向科研项目间接费用中绩效支出按如下规定执行:

绩效支出需与科研人员在项目工作中的实际贡献挂钩,由项目负责人根据项目参与人员的工作实绩进行分配。若科研项目结题验收不合格或不能按要求结题,项目负责人负责退回领取的该项目所有绩效。

项目有协作单位的,项目组可与协作单位在核定的间接费用总额之内,根据各自承担的研究任务和经费额度进行分解,协商提出间接费用分配方案,在项目预算(书)或协议中明确,并据此向协作单位拨付间接费用。

第三十一条省级以上纵向项目绩效奖励的支出与项目研究进展挂钩。项目实施第一年至项目结题当年,按年度平均拨付绩效奖励总额的40%;项目通过结题验收后,一次性拨付绩效奖励总额的60%;项目因故中止或撤销的、项目负责人调离学校或非正常离校的,实时停止后续绩效奖励的拨付。

第三十二条项目负责人应当严格按照资金开支范围和标准办理支出,不得擅自调整外拨资金,不得利用虚假票据套取资金,不得通过编造虚假劳务合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费,不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费,严禁使用项目资金支付各种罚款、捐款、赞助、投资等。

第三十三条项目合同中约定有外拨资金的,由项目负责人提出申请,提供项目合同原件和其他必要的证明材料,经科技处和计划财务处审批后执行。项目合同中没有外拨资金约定的,不允许将项目资金外拨至其他单位。

第五章 项目资金决算与结余资金管理

第三十四条科研项目任务完成两个月内或接到项目验收通知后,项目负责人应全面清理资金收支和应收应付等款项。暂付款尚未结清的,应在结题之前全部报销或归还。项目负责人根据批准的项目资金预算及计划财务处提供的项目资金收支明细账目,如实编报项目资金决算,报计划财务处、审计处审核。

第三十五条纵向科研项目验收通过后,项目结余资金应在验收通过日起一年内结算完毕。结余资金额由计划财务处根据项目决算结果认定。结余资金全部转入学校科研发展基金。校内科研项目验收通过后,项目结余资金还可以继续使用2年,逾期后转入学校事业发展经费。

第三十六条对于按期通过项目验收、且有结余资金的纵向科研项目,项目负责人可以向学校申请立项一个自主选题科研项目,经学校科学研究与学科建设委员会审定后,学校从科研发展基金中给予经费支持,立项经费额与结余资金额相等。

第三十七条自主选题科研项目资金的管理和使用参照省级财政资金项目执行。

第三十八条受资助项目中止或撤销时,科技处书面通知计划财务处及时停止该项目的资金开支,冻结账户并清查账目。到账未使用的经费按项目资助方相关政策与规定处理,无明确规定的,转入学校事业发展经费。

第三十九条科研项目负责人调离学校时,项目负责人原则上可选择以下三种处理方式之一配合科技处完成相关手续:

(一)项目负责人继续以湖南工程学院为依托单位按期完成项目,项目结题后未用完的经费全部转入学校事业发展经费;

(二)项目负责人不能继续承担项目任务,在本校项目组中选择他人作为课题主持人,继续按期完成项目,项目结题后未用完的经费全部转入学校事业发展经费;

(三)项目负责人和项目组成员均无法继续完成项目,由科技处向项目立项部门或委托方提出撤项申请,项目经费的处理按照本办法第三十八条执行。

第四十条超过合同约定结题时间5年以上、仍然没有结题的各类科研项目的经费全部转入学校事业发展经费。

第六章 附 则

第四十一条本办法由学校科技处负责解释。

第四十二条本办法自2017年7月1日起执行。2016年7月颁布的《湖南工程学院科研项目经费管理办法》(校办字〔2016〕32号)同时废止。执行过程中如有与上级有关规定不相符时,以上级规定为准。

校办字〔2017〕23号.doc

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